Ilmainen laskutus kiinnostaa erityisesti yrittäjiä, kevytyrittäjiä ja freelancereita, jotka lähettävät laskuja vain silloin tällöin eivätkä halua maksaa kuukausimaksua erillisestä laskutusohjelmasta. Kun laskuja syntyy vähän, monimutkainen taloushallinnon järjestelmä voi olla tarpeeton. Yksinkertaisen laskun voi tehdä nopeasti myös maksutta.
Jos etsit helppoa tapaa tehdä laskun ilman kuukausimaksua, LaskuMaker.fi on yksi vaihtoehto. Palvelun avulla voit luoda laskun verkossa ilman, että laskuttamiseen tarvitsee rakentaa raskasta järjestelmää.
Mitä ilmainen laskutus tarkoittaa?
Ilmainen laskutus voi tarkoittaa eri asioita. Yleensä sillä tarkoitetaan sitä, että laskun voi tehdä ilman erillistä laskutusohjelman kuukausimaksua tai maksullista tilausta.
Kaikki ilmaiset laskutuspalvelut eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Joissakin palveluissa laskun luominen on ilmaista, mutta tietyistä lisäominaisuuksista veloitetaan. Toisissa palveluissa voi olla kuukausimaksu, vaikka yksittäisen laskun tekeminen olisikin helppoa.
Siksi kannattaa tarkistaa ennen palvelun valintaa ainakin seuraavat asiat:
- Voiko laskun tehdä ilman kuukausimaksua?
- Onko laskujen määrää rajoitettu?
- Saako laskun tallennettua tai ladattua PDF-muodossa?
- Voiko laskulle lisätä arvonlisäveron?
- Voiko laskulle lisätä viitenumeron ja maksutiedot?
- Tarvitaanko käyttäjätili?
- Sisältyykö laskujen lähettäminen hintaan?
- Tarvitaanko maksullista palvelua esimerkiksi verkkolaskuihin?
Kun laskutat vain muutamia asiakkaita kuukaudessa, yksinkertainen ilmainen laskutyökalu voi olla täysin riittävä.
Tee lasku ilmaiseksi verkossa
Laskun tekemisen ei tarvitse olla vaikeaa. Kun tarvittavat tiedot ovat valmiina, laskun voi tehdä muutamassa minuutissa.
LaskuMaker.fi sopii erityisesti tilanteisiin, joissa tarvitset nopeasti selkeän laskun asiakkaalle ilman raskaan laskutusjärjestelmän käyttöönottoa.
Tyypillisesti tarvitset laskua varten ainakin seuraavat tiedot:
Myyjän tiedot
- yrityksen tai yrittäjän nimi
- osoite
- Y-tunnus, jos kyseessä on yritys
- tarvittavat yhteystiedot
Asiakkaan tiedot
- asiakkaan nimi tai yrityksen nimi
- osoite
- mahdolliset muut laskutukseen tarvittavat tiedot
Laskun tiedot
- laskun numero
- laskun päivämäärä
- eräpäivä
- myyty tuote tai palvelu
- määrä
- hinta
- arvonlisävero tarvittaessa
- loppusumma
- maksutiedot
Kun tiedot ovat oikein, lasku voidaan tarkistaa ja toimittaa asiakkaalle.
Miksi käyttää ilmaista laskutuspalvelua?
Pienelle yritykselle laskutusohjelman tärkein ominaisuus ei välttämättä ole valtava määrä toimintoja. Usein tärkeintä on, että lasku syntyy nopeasti ja siinä ovat kaikki tarvittavat tiedot.
Ilmaisessa laskutuksessa on useita etuja.
1. Ei turhaa kuukausimaksua
Jos lähetät esimerkiksi muutaman laskun kuukaudessa, jatkuva ohjelmistomaksu voi tuntua turhalta kululta. Maksuton laskutyökalu voi olla järkevä vaihtoehto silloin, kun laskutuksen tarve on vähäinen.
2. Laskun voi tehdä nopeasti
Kun tarvitset vain yhden laskun, et välttämättä halua opetella kokonaisen taloushallintojärjestelmän käyttöä. Selainpohjainen laskutyökalu voi olla huomattavasti suoraviivaisempi.
3. Ei tarvitse asentaa erillistä ohjelmaa
Verkossa toimivan palvelun käyttäminen on helppoa eri tietokoneilla ja laitteilla. Laskun tekeminen ei ole sidottu yhteen työasemaan tai asennettuun ohjelmistoon.
4. Sopii satunnaiseen laskutukseen
Freelancerilla, pienyrittäjällä tai sivutoimisella yrittäjällä laskutustarve voi vaihdella paljon. Ilmainen laskutusratkaisu antaa mahdollisuuden tehdä laskun silloin, kun sille on tarvetta.
Näin teet ilmaisen laskun vaihe vaiheelta
Ilmaisen laskun tekeminen onnistuu yleensä seuraavalla tavalla.
1. Syötä omat tietosi
Aloita lisäämällä laskuttajan tiedot. Tarkista erityisesti nimi, osoite ja yrityksen Y-tunnus.
Jos laskutat yrityksen nimissä, tietojen kannattaa olla täsmälleen samassa muodossa kuin yrityksesi virallisissa tiedoissa.
2. Lisää asiakkaan tiedot
Seuraavaksi täytetään laskun vastaanottajan tiedot. Yritysasiakkaalta tarvitaan yleensä yrityksen nimi ja laskutukseen liittyvät osoitetiedot.
Tarkista asiakkaan tiedot huolellisesti ennen laskun lähettämistä. Virheellinen nimi tai osoite voi aiheuttaa turhaa selvittelyä.
3. Anna laskulle yksilöivä numero
Laskulla tulee olla laskunumero, jonka avulla lasku voidaan tunnistaa myöhemmin.
Laskunumerointi kannattaa pitää johdonmukaisena. Esimerkiksi numerointi 1001, 1002, 1003 ja niin edelleen tekee laskujen seuraamisesta helppoa.
4. Lisää laskutettava tuote tai palvelu
Kirjoita mahdollisimman selkeästi, mistä asiakasta laskutetaan.
Esimerkiksi pelkkä “työ” voi olla liian epämääräinen kuvaus. Parempi kuvaus voisi olla esimerkiksi “Verkkosivuston tekstien suunnittelu, 5 tuntia”.
Selkeä laskurivi auttaa sekä asiakasta että yrittäjää ymmärtämään, mitä lasku koskee.
5. Lisää määrä ja hinta
Määrittele laskutettavan työn tai tuotteen määrä ja hinta.
Jos veloitat tuntityönä, voit ilmoittaa esimerkiksi tuntimäärän ja tuntihinnan. Jos kyseessä on kiinteähintainen palvelu, voit ilmoittaa palvelun hinnan suoraan.
6. Tarkista arvonlisävero
Jos olet arvonlisäverovelvollinen, laskulle tulee merkitä sovellettava arvonlisävero asianmukaisesti.
ALV-käsittely riippuu muun muassa yrityksen tilanteesta, myynnin luonteesta ja asiakkaasta. Siksi oikea verokanta ja mahdolliset verottomuuden perusteet kannattaa aina tarkistaa ajantasaisista ohjeista.
Jos et ole varma siitä, miten arvonlisävero käsitellään omassa laskutuksessasi, asia kannattaa varmistaa esimerkiksi kirjanpitäjältä tai Verohallinnon ohjeista.
7. Lisää maksutiedot
Asiakkaalle pitää olla selvää, miten lasku maksetaan.
Laskulle voidaan merkitä esimerkiksi:
- saajan nimi
- tilinumero
- eräpäivä
- viitenumero
- maksettava summa
Mitä selkeämmät maksutiedot ovat, sitä helpompi asiakkaan on maksaa lasku ajallaan.
8. Tarkista lasku ennen lähettämistä
Tarkista lopuksi kaikki tärkeät tiedot.
Erityisesti kannattaa tarkistaa:
- asiakkaan nimi
- laskun numero
- laskun päivämäärä
- eräpäivä
- laskutettavan työn kuvaus
- kappale- tai tuntimäärä
- hinnat
- ALV
- loppusumma
- pankkitiedot
Yksi ylimääräinen tarkistuskierros voi säästää aikaa myöhemmin.
Ilmainen laskutusohjelma vai pelkkä laskupohja?
Ilmainen laskutus ja ilmainen laskupohja eivät ole sama asia.
Laskupohja voi olla esimerkiksi Word- tai Excel-tiedosto, jonka täytät itse. Se voi toimia hyvin, jos teet yhden tai kaksi laskua silloin tällöin.
Laskutuspalvelun etuna on, että laskun luominen voidaan tehdä laskutusta varten suunnitellussa käyttöliittymässä. Tämä vähentää tarvetta muotoilla laskua itse ja helpottaa laskun tietojen täyttämistä.
Jos tarvitset vain yhden yksinkertaisen laskun, LaskuMaker.fi voi olla käytännöllinen vaihtoehto laskun tekemiseen verkossa.
Onko ilmainen laskutus turvallista?
Ilmainen ei automaattisesti tarkoita huonoa tai turvatonta. Palvelua valittaessa kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota siihen, miten laskutustietoja käsitellään ja mitä tietoja palveluun syötetään.
Laskuissa käsitellään usein yrityksen ja asiakkaan tietoja, joten palvelun käyttöehdot ja tietosuojakäytännöt kannattaa tarkistaa.
Myös omat tiedostot kannattaa säilyttää asianmukaisesti. Laskujen kirjanpitoon ja säilyttämiseen liittyvät velvollisuudet eivät poistu sillä perusteella, että laskun tekemiseen käytetty työkalu on ilmainen.
Milloin ilmainen laskutus riittää?
Ilmainen laskutusratkaisu voi sopia erityisesti silloin, kun:
- laskuja syntyy vähän
- laskutus on yksinkertaista
- et tarvitse automaattista laskutusta
- et tarvitse laajaa asiakasrekisteriä
- et tarvitse kirjanpidon integraatioita
- haluat tehdä yksittäisen laskun nopeasti
- haluat välttää kuukausimaksuja
Esimerkiksi sivutoiminen yrittäjä voi laskuttaa vain muutaman kerran kuukaudessa. Tällöin täysimittainen taloushallinto-ohjelmisto voi sisältää paljon ominaisuuksia, joita ei käytännössä tarvitse.
Milloin maksullinen laskutusohjelma voi olla tarpeen?
Kun yritys kasvaa, myös laskutuksen tarpeet voivat muuttua.
Jos lähetät kymmeniä tai satoja laskuja kuukaudessa, pelkkä laskujen luominen ei välttämättä enää riitä. Saatat tarvita esimerkiksi:
- asiakasrekisterin
- automaattisen laskunumeroinnin
- toistuvaislaskutuksen
- maksumuistutukset
- verkkolaskut
- myyntireskontran
- kirjanpidon integraation
- raportointia
- useiden käyttäjien käyttöoikeudet
Tällaisessa tilanteessa maksullinen laskutusohjelma voi tarjota enemmän automaatiota ja säästää manuaalista työtä.
Oleellista on arvioida ohjelmistoa oman laskutusmäärän perusteella. Jos tarvitset vain muutaman yksinkertaisen laskun, kaikki nämä ominaisuudet eivät välttämättä tuo lisäarvoa.
Yleisimmät virheet ilmaisessa laskutuksessa
Ilmaisen laskun tekeminen on helppoa, mutta muutama asia kannattaa silti huomioida.
Laskun numero unohtuu.
Laskulla pitää olla yksilöivä tunniste. Pidä laskunumerointi järjestelmällisenä.
Eräpäivä puuttuu tai on epäselvä.
Asiakkaan pitää tietää, milloin lasku tulee maksaa.
Laskun sisältö on liian epämääräinen.
Kuvaa tuote tai palvelu niin, että asiakas ymmärtää, mistä veloitus muodostuu.
ALV käsitellään väärin.
Verotukseen liittyvät tiedot kannattaa tarkistaa aina oman tilanteen mukaan.
Maksutiedot ovat väärin.
Väärä tilinumero tai puuttuva viitenumero voi vaikeuttaa maksamista ja maksujen kohdistamista.
Laskua ei säilytetä.
Myös ilmaisella työkalulla tehdyt laskut pitää säilyttää asianmukaisesti osana yrityksen taloushallintoa.
Voiko laskun tehdä täysin ilmaiseksi?
Kyllä, yksinkertaisen laskun tekeminen voi onnistua ilman erillistä kuukausimaksua. Se, mitä “ilmainen” käytännössä tarkoittaa, riippuu kuitenkin käytettävästä palvelusta.
Laskun tekeminen voi olla ilmaista, vaikka esimerkiksi verkkolaskujen lähettämisestä, maksullisista lisäominaisuuksista tai muista taloushallinnon palveluista perittäisiin maksu.
Siksi palvelua valittaessa kannattaa katsoa kokonaisuutta eikä pelkästään sanaa “ilmainen”.
Usein kysyttyä ilmaisesta laskutuksesta
Miten teen laskun ilmaiseksi?
Voit käyttää verkossa toimivaa laskutyökalua, kuten LaskuMaker.fi. Syötä omat ja asiakkaan tiedot, laskun sisältö, hinnat, verotiedot ja maksutiedot, tarkista lasku ja toimita se asiakkaalle.
Tarvitsenko laskutusohjelman, jos lähetän vain muutaman laskun vuodessa?
Et välttämättä. Jos laskutus on satunnaista ja yksinkertaista, kevyt laskutyökalu voi olla riittävä.
Voinko tehdä laskun Wordilla tai Excelillä?
Teknisesti laskun voi laatia myös itse esimerkiksi tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmalla. Valmiin laskutyökalun etuna on kuitenkin se, että laskun rakenne on suunniteltu laskutusta varten.
Onko ilmainen laskutus sopiva pienyritykselle?
Se voi olla sopiva vaihtoehto, jos laskutusmäärä on pieni ja laskut ovat yksinkertaisia. Jos tarvitset paljon automaatiota tai taloushallinnon integraatioita, kannattaa vertailla myös laajempia laskutusohjelmistoja.
Voiko yksityishenkilö tehdä laskun?
Laskuttamiseen liittyvät käytännöt riippuvat siitä, missä roolissa laskutat ja millaista työtä tai palvelua myyt. Jos laskutat ilman omaa yritystä, kannattaa selvittää etukäteen, mikä laskutusmalli sopii tilanteeseesi.
Ilmainen laskutus voi olla juuri sopiva ratkaisu pieneen laskutustarpeeseen
Laskutuksen ei tarvitse olla monimutkaista. Jos yrityksesi lähettää vain muutamia laskuja, yksinkertainen ja maksuton laskutyökalu voi olla käytännöllinen vaihtoehto kuukausimaksulliselle ohjelmistolle.
Tärkeintä on, että laskulla ovat tarvittavat tiedot, verotus käsitellään oikein ja laskut säilytetään asianmukaisesti.
Kun haluat tehdä laskun nopeasti ilman raskasta laskutusjärjestelmää, tutustu LaskuMaker.fi-palveluun ja tee seuraava laskusi verkossa.