Laskun tekeminen yksityishenkilönä voi tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun henkilö tekee satunnaisen työn, myy palvelun toiselle henkilölle tai yritykselle tai saa tuloa ilman omaa yritystä. Moni miettii tällöin, voiko yksityishenkilö tehdä laskun itse ja mitä laskussa pitäisi huomioida.
Vastaus riippuu siitä, millaisesta työstä tai myynnistä on kyse ja millä tavalla toiminta järjestetään.
Jos sinulla on oma yritys tai toimit yrittäjänä, voit tehdä laskun tavalliseen tapaan yrityksesi nimissä. Jos et toimi yrityksenä, vaihtoehtona voi joissakin tilanteissa olla laskutuspalvelun käyttäminen. Myös verotukseen ja vakuutuksiin liittyvät asiat pitää ottaa huomioon.
Jos tarvitset vain teknisesti valmiin laskun ja sinulla on oikeus laskuttaa omissa nimissäsi, LaskuMaker.fi tarjoaa ilmaisen verkkopohjaisen työkalun laskun tekemiseen.
Tässä oppaassa käydään läpi, mitä yksityishenkilön laskun tekemisessä kannattaa huomioida ja milloin laskutuspalvelu tai yrityksen perustaminen voi olla tarpeen.
Voiko yksityishenkilö tehdä laskun?
Yksityishenkilön laskuttaminen ei ole aivan sama asia kuin yrityksen laskuttaminen.
Yritys lähettää asiakkaalle laskun osana liiketoimintaansa. Yksityishenkilöllä ei puolestaan automaattisesti ole oikeutta käsitellä tuloa samalla tavalla kuin yrityksen myyntituloa.
Jos henkilö tekee esimerkiksi yksittäisen työtehtävän toiselle henkilölle tai yritykselle, kannattaa ensin selvittää, millä tavalla työstä saatava korvaus pitäisi käsitellä.
Ratkaisu voi riippua esimerkiksi siitä:
- onko kyse työsuhteesta
- onko kyse toimeksiannosta
- toimiiko henkilö yrittäjänä
- käytetäänkö laskutuspalvelua
- kenelle työ tehdään
- onko kyse satunnaisesta vai jatkuvasta toiminnasta.
Siksi pelkkä laskun tekeminen ei ratkaise sitä, miten saatu tulo verotetaan.
Yksityishenkilön lasku ja yrityksen lasku ovat eri asioita
Kun yritys lähettää laskun, lasku liittyy yrityksen liiketoimintaan.
Yksityishenkilön tilanteessa pitää ensin selvittää, mikä oikeudellinen ja verotuksellinen järjestely kyseiseen työhön sopii.
Esimerkiksi jos henkilö tekee työtä yritykselle ilman omaa yritystä, kyseessä voi olla tilanne, jossa työnantajan ja työntekijän välinen työsuhde pitää arvioida.
Toisaalta itsenäisesti tehtävä toimeksianto voi olla yrittäjämäistä toimintaa.
Näitä tilanteita ei kannata sekoittaa keskenään.
Mitä yksityishenkilö voi laskuttaa?
Tilanteita voi olla monia.
Henkilö voi esimerkiksi tehdä:
- graafista suunnittelua
- valokuvausta
- käännöstöitä
- kirjoitustöitä
- konsultointia
- siivousta
- remonttitöitä
- verkkosivujen suunnittelua
- ohjelmointia
- opetusta
- muuta asiantuntijatyötä.
Se, että kyseessä on yksittäinen työ, ei automaattisesti tarkoita, että korvaus voidaan käsitellä miten tahansa.
Ennen laskun tekemistä on hyvä selvittää, millä tavalla työ ja siitä saatava korvaus pitäisi käsitellä.
Laskutuspalvelu yksityishenkilölle
Yksi vaihtoehto henkilölle, jolla ei ole omaa yritystä, on laskutuspalvelun käyttäminen.
Laskutuspalvelussa henkilö tekee työn asiakkaalle, mutta laskutuspalvelu hoitaa laskutukseen liittyviä asioita palvelun ehtojen mukaisesti.
Tällaisessa mallissa henkilö ei välttämättä lähetä asiakkaalle itse tekemäänsä yrityslaskua.
Laskutuspalvelujen käytännöt, palkkiot, verotus ja muut ehdot vaihtelevat, joten palvelun ehdot kannattaa tarkistaa ennen käyttöönottoa.
On myös tärkeää ymmärtää ero laskun tekemisen työkalun ja laskutuspalvelun välillä.
Laskun tekemiseen tarkoitettu ohjelma muodostaa laskun.
Laskutuspalvelu voi puolestaan osallistua itse laskutuksen ja korvauksen käsittelyyn.
Voiko yksityishenkilö käyttää LaskuMakeria?
LaskuMaker.fi on laskun tekemiseen tarkoitettu verkkotyökalu. Se ei ole laskutuspalvelu, joka hoitaisi käyttäjän puolesta verotusta, palkanmaksua tai kirjanpitoa.
Jos sinulla on oikeus laskuttaa asiakasta omissa nimissäsi, voit käyttää LaskuMaker.fi:n laskutyökalua laskun muodostamiseen.
On kuitenkin tärkeää erottaa toisistaan:
Laskun tekeminen:
Teknisesti laskun luominen asiakkaalle.
Laskuttamisen verotus:
Sen määrittäminen, miten laskutuksesta saatava tulo käsitellään verotuksessa.
Laskugeneraattori auttaa ensimmäisessä asiassa, mutta ei ratkaise toista.
Mitä laskulle kirjoitetaan?
Jos tilanteesi edellyttää, että teet itse laskun, laskulle tarvitaan tilanteeseen sopivat perustiedot.
Laskulla voi olla esimerkiksi:
- laskuttajan nimi
- osoite
- yhteystiedot
- asiakkaan nimi
- asiakkaan osoite
- laskunumero
- laskun päiväys
- työn tai palvelun kuvaus
- määrä
- hinta
- mahdollinen arvonlisävero
- loppusumma
- eräpäivä
- maksutiedot
- viitenumero.
Laskun sisältö riippuu kuitenkin laskutustilanteesta.
Jos et toimi arvonlisäverovelvollisena yrityksenä, et voi yksinkertaisesti lisätä laskulle arvonlisäveroa vain siksi, että laskupohjassa on ALV-kenttä.
Voiko yksityishenkilö lisätä ALV:n laskulle?
Arvonlisäveroa ei pidä lisätä laskulle automaattisesti.
ALV:n käsittely riippuu muun muassa siitä, harjoitetaanko arvonlisäverollista liiketoimintaa ja mikä on myynnin luonne.
Jos henkilö ei ole tilanteessa arvonlisäverovelvollinen, laskulle ei pidä lisätä arvonlisäveroa perusteettomasti.
Jos olet epävarma siitä, pitääkö sinun rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi tai miten tietty tulo pitäisi käsitellä, tarkista ajantasaiset ohjeet Verohallinnolta tai kysy kirjanpitäjältä.
Yksityishenkilön lasku yritykselle
Jos yritys ostaa palvelun yksityishenkilöltä, yrityksen kannattaa selvittää, millä tavalla korvaus pitää käsitellä.
Tämä ei ole pelkästään laskun ulkoasuun liittyvä kysymys.
Yrityksen pitää tarvittaessa huomioida esimerkiksi:
- ennakonpidätys
- työnantajavelvoitteet
- vakuutukset
- tulorekisteriin ilmoittaminen
- työn luonne
- mahdollinen työsuhde.
Siksi yksityishenkilön ei kannata vain tehdä tavallista yrityslaskua ja olettaa, että asia on sillä hoidettu.
Yksityishenkilö laskuttaa toista yksityishenkilöä
Myös kahden yksityishenkilön välinen tilanne voi olla erilainen kuin yrityksen ja asiakkaan välinen laskutus.
Esimerkiksi henkilö voi tehdä toiselle henkilölle yksittäisen työn.
Tällöin kannattaa ensin selvittää, onko kyse esimerkiksi työstä maksettavasta palkasta, työkorvauksesta tai muusta tulosta.
Laskun tekeminen itsessään ei määritä tulon verokohtelua.
Milloin kannattaa perustaa yritys?
Jos laskutus muuttuu jatkuvaksi, voi olla järkevää selvittää yrittäjänä toimimisen vaihtoehtoja.
Esimerkiksi jos:
- hankit jatkuvasti uusia asiakkaita
- markkinoit palveluitasi aktiivisesti
- määrität itse työsi hinnat
- työskentelet useille asiakkaille
- toiminta tuottaa säännöllisesti tuloa
- haluat rakentaa toiminnasta pitkäaikaisen liiketoiminnan.
Yritysmuodon valinta riippuu tilanteesta. Suomessa yleisiä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi toiminimi ja osakeyhtiö.
Yrityksen perustaminen tuo mukanaan myös hallinnollisia velvollisuuksia, joten asia kannattaa selvittää ennen toiminnan aloittamista.
Kevytyrittäjyys ja laskutus
Termiä kevytyrittäjyys käytetään Suomessa erilaisista tavoista tehdä työtä ilman perinteistä omaa yritysrakennetta.
Käytännöt vaihtelevat palveluntarjoajasta riippuen.
Joissakin palveluissa käyttäjä tekee työn, laskuttaa asiakkaan palvelun kautta ja saa korvauksen palvelun käsittelemällä tavalla. Palvelu voi periä palkkion laskutuksesta.
Jos harkitset kevytyrittäjyyttä, vertaile ainakin:
- palvelumaksut
- verojen käsittely
- vakuutukset
- mahdolliset muut maksut
- palvelun ehdot
- mitä tapahtuu asiakkaan maksulle
- miten tulot ilmoitetaan.
Älä valitse palvelua pelkän mainoslauseen perusteella, vaan tutustu ehtoihin.
Laskun tekeminen yksityishenkilönä LaskuMakerilla
Jos tilanteesi edellyttää oman laskun tekemistä, voit käyttää LaskuMaker.fi:tä laskun muodostamiseen.
Prosessi on yksinkertainen:
1. Avaa LaskuMaker.fi
Siirry LaskuMaker.fi:n laskutyökaluun.
2. Lisää laskuttajan tiedot
Syötä omat tietosi laskulle.
3. Lisää asiakkaan tiedot
Täytä asiakkaan nimi ja yhteystiedot.
4. Lisää laskun numero
Anna laskulle yksilöllinen laskunumero.
5. Kuvaa tehty työ
Kirjoita mahdollisimman selkeästi, mitä palvelua tai työtä lasku koskee.
6. Lisää hinta
Merkitse työn määrä ja hinta.
7. Tarkista verotus
Varmista ennen laskun lähettämistä, että laskulla käytetty verokäsittely on tilanteeseesi sopiva.
8. Lisää maksutiedot
Täytä esimerkiksi pankkitili, eräpäivä ja viitenumero.
9. Tarkista valmis lasku
Varmista, että kaikki tiedot ovat oikein.
10. Lähetä lasku asiakkaalle
Kun lasku on valmis, toimita se asiakkaalle sovitulla tavalla.
Mitä yksityishenkilön laskussa ei pidä tehdä?
Yksi tavallisimmista virheistä on olettaa, että laskun tekeminen tekee henkilöstä automaattisesti yrittäjän.
Näin ei ole.
Lasku on dokumentti, jolla pyydetään maksua. Se ei yksin määrittele sitä, onko kyse palkasta, työkorvauksesta, elinkeinotoiminnasta tai muusta tulosta.
Toinen yleinen virhe on arvonlisäveron lisääminen laskulle ilman, että siihen on perustetta.
Kolmas virhe on jättää verotus kokonaan huomioimatta.
Jos saat tuloa työstä tai palvelusta, selvitä aina, miten tulo pitää ilmoittaa ja käsitellä.
Laskun tekeminen yksityishenkilönä – esimerkki
Oletetaan, että henkilö tekee kertaluonteisen graafisen suunnittelutyön asiakkaalle.
Ennen laskun tekemistä hänen pitää selvittää, millä tavalla työstä saatava korvaus käsitellään.
Jos hänellä on oikeus laskuttaa asiakasta itse, laskulla voidaan esimerkiksi kuvata:
INVOICE
Description:
Graphic design services
Quantity: 1
Price: €350.00
Total: €350.00
Laskulle lisätään myös tarvittavat henkilön, asiakkaan ja maksamisen tiedot.
Esimerkki kuvaa laskun rakennetta, eikä se yksin ratkaise sitä, miten 350 euron tulo tulee verotuksessa käsitellä.
Tarvitaanko Y-tunnus?
Y-tunnuksen tarve riippuu siitä, missä asemassa henkilö toimii ja millaisesta laskutuksesta on kyse.
Yrityksen laskussa Y-tunnus on olennainen yrityksen tunnistetieto.
Jos yksityishenkilö ei toimi yrityksenä, tilanne voi olla erilainen.
Älä siis lisää laskulle yrityksen tietoja, joita sinulla ei ole, äläkä käytä toisen henkilön tai yrityksen Y-tunnusta.
Jos olet epävarma omasta tilanteestasi, selvitä asia ennen laskun lähettämistä.
Tarvitaanko laskutusohjelmistoa?
Ei välttämättä.
Jos laskuja tehdään harvoin, kevyt verkkopohjainen laskugeneraattori voi olla riittävä.
Jos laskutus muuttuu säännölliseksi ja asiakkaita tulee paljon, kannattaa harkita laajempaa laskutusjärjestelmää tai yrityksen perustamista.
LaskuMaker.fi sopii erityisesti tilanteisiin, joissa tarvitset nopean työkalun laskun muodostamiseen etkä tarvitse laskutusjärjestelmän laajoja ominaisuuksia.
Usein kysyttyä yksityishenkilön laskuttamisesta
Voiko yksityishenkilö lähettää laskun?
Se riippuu siitä, millaisesta työstä ja järjestelystä on kyse. Laskun tekninen tekeminen ja tulojen verotuksellinen käsittely ovat eri asioita.
Voiko yksityishenkilö laskuttaa yritystä?
Joissakin tilanteissa kyllä, mutta ennen laskuttamista pitää selvittää, miten korvaus tulee käsitellä ja liittyykö tilanteeseen esimerkiksi työnantajavelvoitteita.
Voiko yksityishenkilö tehdä laskun ilman yritystä?
Joissakin tilanteissa laskutus voidaan järjestää ilman omaa yritystä esimerkiksi laskutuspalvelun avulla. Tilanne kannattaa selvittää tapauskohtaisesti.
Voiko yksityishenkilö käyttää LaskuMakeria?
LaskuMaker on laskun muodostamiseen tarkoitettu työkalu. Se ei ole laskutuspalvelu eikä ratkaise käyttäjän verotuksellista asemaa. Jos sinulla on oikeus tehdä lasku omissa nimissäsi, voit käyttää työkalua laskun muodostamiseen.
Pitääkö yksityishenkilön maksaa veroa laskusta?
Laskutuksesta saatu tulo voi olla veronalaista tuloa. Se, miten tulo käsitellään, riippuu tilanteesta.
Pitääkö yksityishenkilön lisätä ALV laskuun?
Ei automaattisesti. ALV:n soveltaminen riippuu muun muassa verovelvollisuudesta ja myynnin luonteesta.
Yhteenveto
Laskun tekeminen yksityishenkilönä vaatii hieman enemmän huomiota kuin pelkän laskupohjan täyttäminen. Ensin pitää selvittää, millä tavalla tehty työ ja siitä saatava korvaus pitäisi käsitellä.
Laskutuspalvelu voi olla vaihtoehto henkilölle, jolla ei ole omaa yritystä. Jos taas toimit yrittäjänä ja sinulla on oikeus laskuttaa asiakasta itse, voit käyttää laskun tekemiseen esimerkiksi verkkopohjaista laskugeneraattoria.
LaskuMaker.fi tarjoaa ilmaisen työkalun laskun muodostamiseen suoraan selaimessa.
Muista kuitenkin, että laskun tekemiseen tarkoitettu työkalu ei määritä verotustasi tai yrittäjäasemaasi. Jos olet epävarma siitä, miten omaa työtäsi pitäisi laskuttaa tai verottaa, tarkista tilanne Verohallinnolta tai alan ammattilaiselta ennen laskun lähettämistä.