Laskutusohjelmisto on työkalu, jonka avulla yritys tai yrittäjä voi laatia ja hallita laskuja ilman, että jokainen lasku tarvitsee tehdä alusta asti esimerkiksi Wordilla tai Excelillä. Suomessa laskutukseen liittyy useita yksityiskohtia, kuten laskunumerointi, arvonlisävero, viitenumero ja maksamiseen tarvittavat tiedot. Siksi tarkoitukseen suunniteltu laskutusohjelmisto voi tehdä laskujen laatimisesta huomattavasti helpompaa.
Kaikki yritykset eivät kuitenkaan tarvitse laajaa taloushallinnon järjestelmää. Jos tarvitset ennen kaikkea tavan tehdä ammattimaisia suomalaisia laskuja nopeasti, yksinkertainen verkkopohjainen ratkaisu voi olla riittävä.
Yksi tällainen vaihtoehto on LaskuMaker.fi, jonka avulla suomalaisen laskun voi luoda selaimessa maksutta ilman käyttäjätilin perustamista. LaskuMaker on suunniteltu nimenomaan Suomessa käytettäviä laskuja varten, ja se laskee esimerkiksi viitenumeron, arvonlisäveron ja pankkiviivakoodin puolestasi.
Mitä laskutusohjelmisto tarkoittaa?
Laskutusohjelmisto on ohjelma tai verkkopalvelu, jonka avulla yritys voi luoda laskuja asiakkailleen. Tyypillisesti laskutusohjelmistoon syötetään yrityksen ja asiakkaan tiedot, laskutettavat tuotteet tai palvelut, hinnat, arvonlisävero sekä maksamiseen liittyvät tiedot.
Kun tiedot ovat kunnossa, ohjelmisto muodostaa laskusta valmiin dokumentin, yleensä PDF-muodossa.
Laajemmissa laskutusohjelmistoissa voi olla lisäksi esimerkiksi:
- asiakasrekisteri
- laskuhistoria
- tuotteiden ja palveluiden hallinta
- maksujen seuranta
- toistuvat laskut
- verkkolaskujen lähetys
- kirjanpidon integraatiot
- raportointi
- automaattiset maksumuistutukset.
On kuitenkin tärkeää erottaa toisistaan laskun luomiseen tarkoitettu työkalu ja kokonainen taloushallinnon järjestelmä. Esimerkiksi LaskuMaker keskittyy lasku- ja kuittidokumenttien luomiseen. Se ei lähetä laskuja asiakkaan puolesta, peri maksuja, hoida kirjanpitoa tai tee veroilmoituksia yrityksen puolesta.
Tämä ero kannattaa ymmärtää ennen palvelun valintaa.
Miksi laskutusohjelmistoa kannattaa käyttää?
Laskun voi teoriassa tehdä myös itse tyhjälle dokumenttipohjalle. Käytännössä tämä voi kuitenkin johtaa helposti virheisiin.
Suomalaisessa laskussa tarvitaan tilanteesta riippuen useita tietoja. Arvonlisäverollisessa laskussa voidaan tarvita esimerkiksi laskun päivämäärä, yksilöllinen laskunumero, myyjän ja ostajan tiedot, tuotteiden tai palveluiden kuvaus, verokannat, veron määrä sekä muita tietoja. Erityistilanteissa, kuten käännetyssä verovelvollisuudessa tai yhteisömyynnissä, tarvitaan lisäksi muita merkintöjä.
Laskutusohjelmisto auttaa kokoamaan nämä tiedot järjestelmällisesti.
1. Laskujen tekeminen nopeutuu
Kun yrityksen omat perustiedot voidaan tallentaa valmiiksi, niitä ei tarvitse kirjoittaa jokaiseen laskuun uudelleen.
Laskutusohjelmistossa täytät asiakkaan, laskutettavan työn tai tuotteen, hinnan ja muut tarvittavat tiedot. Lopputuloksena saat valmiin laskun huomattavasti nopeammin kuin rakentamalla jokaisen dokumentin käsin.
2. Laskut näyttävät ammattimaisilta
Selkeä ja yhdenmukainen lasku antaa asiakkaalle olennaiset tiedot helposti löydettävässä muodossa.
Laskussa tulisi olla esimerkiksi yrityksen tiedot, asiakkaan tiedot, laskunumero, päivämäärät, laskutettavat tuotteet tai palvelut, summa ja maksutiedot.
3. Laskun tekniset laskelmat helpottuvat
Viitenumeron laskeminen käsin ei ole asia, johon kannattaa käyttää aikaa, jos käytettävissä on siihen tarkoitettu työkalu.
LaskuMaker laskee suomalaisen viitenumeron automaattisesti ja muodostaa laskulle myös pankkiviivakoodin. Palvelun mukaan viitenumero muodostetaan laskun numerosta suomalaisen 7-3-1-tarkistusnumeron avulla, ja pankkiviivakoodissa käytetään määriteltyä rakennetta.
4. Virheiden riski pienenee
Hyvä laskutusohjelmisto ohjaa käyttäjää täyttämään laskun olennaiset tiedot oikeisiin kenttiin.
Se ei kuitenkaan tarkoita, että ohjelmisto vastaisi automaattisesti kaikista laskun tiedoista. Yrittäjän pitää aina tarkistaa esimerkiksi asiakkaan tiedot, pankkitili, laskutettava summa ja sovellettava arvonlisäverokanta ennen laskun lähettämistä. LaskuMaker korostaa myös käyttäjän vastuuta laskun sisällön tarkistamisesta.
Millainen laskutusohjelmisto sopii pienelle yritykselle?
Pienyrittäjän ei välttämättä kannata valita mahdollisimman monimutkaista järjestelmää.
Jos laskuja tehdään esimerkiksi muutama kuukaudessa, tärkeimmät ominaisuudet voivat olla yksinkertaisuus, suomalaisiin laskuihin sopiva rakenne ja mahdollisuus saada valmis PDF nopeasti.
Tällöin kannattaa miettiä ainakin seuraavia kysymyksiä:
Tarvitsetko vain laskujen luomista vai koko taloushallinnon?
Jos haluat hoitaa samalla kirjanpidon, maksujen seurannan, verkkolaskut ja raportoinnin, tarvitset todennäköisesti laajemman taloushallinnon palvelun. Jos taas tarvitset vain yksittäisen laskun, kevyt laskugeneraattori voi riittää.
Pitääkö palveluun rekisteröityä?
Joillekin käyttäjille tilin luominen on hyödyllistä, koska laskuhistoria voidaan säilyttää palvelussa. Toisille se on turha vaihe, varsinkin jos laskuja tehdään vain satunnaisesti.
Onko palvelu suunniteltu Suomeen?
Suomalaisessa laskutuksessa on paikallisia käytäntöjä, joita kansainvälinen yleispohjainen laskupohja ei välttämättä huomioi.
Miten tietoja käsitellään?
Laskut voivat sisältää yrityksen, asiakkaiden ja maksujen kannalta tärkeitä tietoja. Siksi kannattaa tutustua palvelun tietosuojakäytäntöön ennen käyttöä.
LaskuMaker – yksinkertainen laskutusratkaisu Suomeen
LaskuMaker.fi on suomalaisiin laskuihin suunniteltu verkkopohjainen laskujen ja kuittien luontityökalu.
Palvelun keskeinen idea on yksinkertainen: käyttäjän ei tarvitse asentaa ohjelmistoa tai perustaa käyttäjätiliä voidakseen luoda laskun.
LaskuMakerin mukaan palvelu on maksuton, laskuja voi luoda ilman määrällistä rajoitusta eikä valmiisiin laskuihin lisätä vesileimaa. Lasku voidaan muodostaa PDF-tiedostoksi suoraan selaimessa.
Tämä voi olla erityisen hyödyllistä esimerkiksi:
- yksinyrittäjälle
- freelancerille
- kevyesti laskuttavalle pienyritykselle
- uudelle yrittäjälle
- palvelualan yrittäjälle
- urakoitsijalle
- yrittäjälle, joka tarvitsee vain yksittäisen laskun.
LaskuMakerin taustalla toimii Oulussa sijaitseva suomalainen yritys H-Chuks.
Miten LaskuMakerilla tehdään lasku?
Laskun luominen on tarkoitettu tapahtumaan muutamassa vaiheessa.
Vaihe 1: Syötä yrityksen tiedot
Ensimmäiseksi annetaan esimerkiksi yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus ja pankkitiedot.
LaskuMakerin mukaan nämä tiedot voidaan tallentaa käyttäjän oman selaimen paikalliseen tallennustilaan. Tällöin niitä voidaan käyttää seuraavaa laskua varten ilman, että tietoja tarvitsee kirjoittaa aina uudelleen.
Vaihe 2: Lisää asiakkaan tiedot
Seuraavaksi lisätään laskun vastaanottaja.
Yrityslaskussa asiakkaan nimi ja osoitetiedot ovat tärkeitä. Tarkista aina, että tiedot ovat oikein ennen PDF:n lähettämistä.
Vaihe 3: Lisää työ tai tuote
Kirjoita mahdollisimman selkeä kuvaus siitä, mitä asiakkaalta laskutetaan.
Esimerkiksi pelkkä ”Palvelu” ei välttämättä kerro asiakkaalle riittävästi. Parempi kuvaus voisi olla esimerkiksi:
Siivouspalvelu, toimiston kuukausisiivous – syyskuu 2026
Selkeä kuvaus helpottaa sekä asiakkaan että kirjanpidon työtä.
Vaihe 4: Tarkista arvonlisävero
Arvonlisäveron kanssa kannattaa olla erityisen tarkkana.
Vuonna 2026 Suomessa yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 prosenttia ja alennettu 13,5 prosentin verokanta koskee tiettyjä tavaroita ja palveluita. Lisäksi käytössä on muita verokohteluita, joten oikea verokanta riippuu siitä, mitä myyt ja millaisesta liiketoimesta on kyse.
Laskutusohjelmisto voi helpottaa laskun teknistä muodostamista, mutta yrittäjän vastuulla on selvittää, mitä arvonlisäverokantaa omaan myyntiin sovelletaan.
Vaihe 5: Tarkista lasku ja luo PDF
Kun kaikki tiedot ovat valmiina, tarkista lasku huolellisesti.
Erityisesti kannattaa tarkistaa:
- asiakkaan nimi ja osoite
- Y-tunnus tarvittaessa
- laskunumero
- laskun päivämäärä
- eräpäivä
- tuotteiden tai palveluiden kuvaukset
- hinnat
- ALV-kanta
- laskun loppusumma
- IBAN
- viitenumero.
Tämän jälkeen valmis PDF voidaan tallentaa ja toimittaa asiakkaalle.
Laskutusohjelmisto vai Excel?
Excel voi olla toimiva vaihtoehto, jos laskuja tehdään harvoin ja käyttäjä osaa rakentaa toimivan laskupohjan. Ongelmaksi voivat kuitenkin muodostua kaavat, laskunumerointi, viitenumerot, arvonlisäveron käsittely ja pankkiviivakoodi.
Erillisen laskutusohjelmiston tai laskugeneraattorin etuna on, että laskun rakenne on suunniteltu tätä käyttötarkoitusta varten.
LaskuMakerissa viitenumero, ALV-erittely ja pankkiviivakoodi voidaan muodostaa automaattisesti. Palvelu tukee myös suomen- ja englanninkielistä käyttöä sekä laskujen luomista selaimessa.
Jos yrityksesi tarvitsee vain nopeasti laadittavan suomalaisen laskun, tämä voi olla yksinkertaisempi vaihtoehto kuin oman Excel-pohjan rakentaminen.
Entä jos tarvitsen verkkolaskutusta?
Tässä kohtaa on tärkeää erottaa laskun luominen ja laskun lähettäminen.
LaskuMaker luo laskudokumentin PDF-muodossa, mutta palvelu ei tällä hetkellä lähetä laskuja sähköisesti asiakkaalle eikä toimi kokonaisena verkkolaskuoperaattorina.
Jos yrityksesi lähettää suuren määrän verkkolaskuja tai tarvitsee automaattista laskujen seurantaa, kannattaa harkita laajempaa laskutus- tai taloushallinnon järjestelmää.
Jos taas tarvitset yksinkertaisen PDF-laskun, LaskuMaker voi olla tarkoitukseen riittävä.
Tietosuoja on tärkeä osa laskutusta
Laskut sisältävät usein henkilötietoja ja maksamiseen liittyviä tietoja. Siksi kannattaa kiinnittää huomiota siihen, minne laskutiedot tallentuvat.
LaskuMaker kertoo, että laskut luodaan käyttäjän omassa selaimessa ja että laskutietoja ei lähetetä sen palvelimille. Yrityksen mukaan myös yrityksen perustiedot, tallennetut asiakkaat ja laskunumerointi säilytetään käyttäjän selaimen paikallisessa tallennustilassa.
Tässä on kuitenkin myös tärkeä huomio: jos selaimen tiedot tyhjennetään, paikallisesti tallennetut tiedot voivat hävitä. LaskuMaker suosittelee vientitoiminnon käyttämistä, jos tietoja halutaan säilyttää tai siirtää toiselle laitteelle.
Milloin kannattaa valita laajempi laskutusohjelmisto?
LaskuMakerin kaltainen kevyt laskutyökalu ei välttämättä riitä yritykselle, joka tarvitsee kokonaisvaltaista laskutuksen hallintaa.
Laajempi järjestelmä voi olla perusteltu, jos yrityksellä on esimerkiksi:
- paljon kuukausittaisia laskuja
- useita työntekijöitä
- paljon toistuvia laskuja
- tarve seurata avoimia laskuja
- verkkolaskutuksen tarve
- maksumuistutusten tarve
- tarve yhdistää laskutus kirjanpitoon
- tarve säilyttää laaja laskuhistoria pilvipalvelussa.
Jos tällaisia ominaisuuksia ei tarvita, ylimääräisestä järjestelmästä voi tulla tarpeettoman monimutkainen.
Sopiva ratkaisu riippuu siis ennen kaikkea yrityksen tarpeista.
Usein kysytyt kysymykset laskutusohjelmistosta
Onko laskutusohjelmisto sama asia kuin kirjanpito-ohjelma?
Ei välttämättä. Laskutusohjelmisto keskittyy laskujen luomiseen ja joissakin tapauksissa myös niiden lähettämiseen ja seurantaan. Kirjanpito-ohjelmisto käsittelee yrityksen taloustietoja paljon laajemmin.
Voiko laskun tehdä ilmaiseksi?
Kyllä. Markkinoilla on sekä maksullisia että maksuttomia ratkaisuja. LaskuMakerin laskugeneraattori on sen verkkosivujen mukaan maksuton, eikä laskujen luomiseen tarvita käyttäjätiliä.
Tarvitaanko laskun tekemiseen Y-tunnus?
Todellisen yrityslaskun lähettämiseen tarvitaan yleensä yrityksen asianmukaiset tiedot ja Suomessa tyypillisesti Y-tunnus. LaskuMaker huomauttaa myös, että yksityiseen myyntiin tarkoitettu kuitti on eri asia kuin yrityksen lasku.
Voiko LaskuMakerilla tehdä kuitin?
Kyllä. LaskuMaker tarjoaa laskun lisäksi erillisen kuitin luontitoiminnon. Kuitti on tarkoitettu tilanteeseen, jossa maksu on jo vastaanotettu, kun taas laskulla pyydetään asiakasta maksamaan myöhemmin.
Onko laskutusohjelmisto pakollinen?
Ei. Laskun tekemiseen ei sinänsä vaadita tiettyä ohjelmistoa. Olennaista on, että lasku sisältää kyseisessä tilanteessa tarvittavat tiedot ja että verotus sekä muut velvoitteet hoidetaan oikein.
Laskutusohjelmisto on ennen kaikkea käytännöllinen työkalu, joka helpottaa laskun laatimista.
Yhteenveto: tarvitseeko yrityksesi laskutusohjelmistoa?
Laskutusohjelmisto voi säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä erityisesti silloin, kun yritys laskuttaa asiakkaita säännöllisesti.
Jos tarvitset vain yksinkertaisen tavan tehdä suomalaisia laskuja, kaikkein laajinta taloushallinnon järjestelmää ei välttämättä tarvita. Kevyt verkkopohjainen ratkaisu voi olla riittävä.
LaskuMaker.fi on tähän tarkoitukseen suunniteltu suomalainen laskujen ja kuittien luontityökalu. Sen avulla voit luoda laskun selaimessa ilman asennusta tai käyttäjätiliä. Palvelu laskee esimerkiksi viitenumeron, ALV-erittelyn ja pankkiviivakoodin automaattisesti, ja valmis lasku voidaan muodostaa PDF-muodossa.
Jos tarvitset yksinkertaisen, maksuttoman ja Suomessa käytettävään laskutukseen suunnitellun laskutusratkaisun, tutustu LaskuMakeriin ja luo ensimmäinen laskusi verkossa.